Uit mijn eigen ervaring...
In de jaren negentig moest er bij een grote financiële instelling besloten worden over een grote bezuinigingsoperatie. Het was mijn eerste vergadering en op tafel lag een lijst met honderden projecten. Daarvan moesten er een heleboel geschrapt worden. Maar welke? Voordat ik het in de gaten had zat de driekoppige directie het lijstje af te werken. Ze begonnen bij het eerste project en na een uur was de vergadering om en waren ze blijven steken bij nummer vijftien. Ik – in mijn onschuld – rapporteerde het naar de managementlaag eronder. Enorme opschudding! Bepaalde projecten konden niet worden stopgezet of zouden onvoorziene nadelige consequenties hebben. Dus tegen zessen was de helft van de besluiten alweer teruggedraaid. Zo leerde ik hoe het niet moest! Wat ging er mis?
De directie kreeg te veel zaken voorgelegd om over te beslissen en kreeg te weinig informatie over de mogelijke impact van hun beslissingen. Kortom, het besluitvormingsproces deugde van geen kanten. Hoe moet het wel? Een 3 stappenplan
Stap 1 Zorg dat je de beeldvorming op orde hebt Weet iedereen waar we precies over beslissen? Waarom moet deze beslissing genomen worden? En waarom nu? Wat is de impact van een bepaalde beslissing? Zijn er alternatieven? Wat zijn de voor- en nadelen van die alternatieven? Bij lastige beslissingen is er meestal een advies van een externe of interne deskundige nodig over de impact en alternatieven. Stap 2 Vorm een oordeel op basis van de juiste informatie Ga tijdens de vergadering het rijtje af en laat iedereen zijn mening geven. Vraag naar zijn of haar overwegingen. Zorg dat iedereen die aan tafel zit voldoende aandacht krijgt. Daardoor kan iedereen aan tafel zeggen wat hij op zijn of haar lever heeft. En komt dus niet alleen degene met het hoogste woord aan bod. Zodoende krijg je het meest afgewogen besluit en creëer je het beste draagvlak. Stap 3 Neem het besluit Doe een apart stemrondje. Door dit los te koppelen van de oordeelsvorming geef je iedereen beter de kans goed naar elkaar te luisteren en eventueel van mening te veranderen. Vraag per persoon: ‘Wat is volgens jou het beste besluit?’ Zo hoor je eventueel of iemand nog aarzelt en kun je doorvragen. Wat is jouw taak?
Als voorzitter bewaak je het proces. Waarschijnlijk doe je dat al automatisch. Deze vragen kunnen eventueel een hulpmiddel zijn: Waar zitten we in het proces? Komt iedereen voldoende aan bod? Dreigen stap 2 en 3 door elkaar te gaan lopen of weidt iemand te lang uit, dan is het uiteraard aan jou om in te grijpen. Checklist voordat je de hamer laat neerkomen
* Van tevoren: is alle benodigde info aanwezig? * Hebben we alle drie de BOB-stappen goed doorlopen? * Heeft echt iedereen zijn zegje kunnen doen? Tot slot
Er zijn natuurlijk nog veel meer aspecten die een rol spelen bij het nemen van besluiten en het zorgen dat die besluiten ook goed uitgevoerd worden. Ik zal daar ook zeker nog weleens op terugkomen. Heb je trouwens mijn vorige blog gelezen? Die ging over ‘Wie geef je zeggenschap? En waarom is het zo belangrijk om dat van tevoren te bepalen?’. Volgende keer weer een financieel onderwerp: Hoe hou je de projectkosten beter in de hand? Reageren? Of wil je gewoon eens bijpraten? Remco Reitsma ProjectReports Tel. 06 – 53 24 77 43
