Recent viel mijn oog op een inspirerend document van het bedrijf Wakkere Zaken: de “Checklist teamfasen”, gebaseerd op het psychologisch model van Bruce Tuckman. Het gaat over het ontwikkelingsproces waarin teamleden verantwoordelijkheid nemen in de onderlinge samenwerking. De checklist onderscheidt vier fasen en bevat bruikbare handvatten voor de begeleiding van projectteams. Daarom ging ik in gesprek met Karin Dorissen, netwerkpartner bij Wakkere Zaken. Want wat zijn deze fasen en welke tips heeft zij voor ons?

Fase 1: De Startfase

Bij de start van een project worden mensen bij elkaar gezet. Soms zijn zij nog vreemden van elkaar, of hebben zij nog nooit samengewerkt. Er wordt in deze fase veel gepraat, maar weinig geluisterd. Individuen voelen zich nog niet verantwoordelijk voor een gemeenschappelijk resultaat en samenwerking; dat ligt nog op het bordje van de projectleider. Het is de fase waar zowel het doel als de mensen vaak nog nieuw zijn. Mensen doen in deze fase hun best om er vooral bij te horen en helder te krijgen wat hun taak is.

“Het blijft verbazingwekkend dat basale zaken vaak weinig aandacht krijgen, zoals heldere afspraken, duidelijke doelen, randvoorwaarden voor samenwerking en inleving.”

Karin Dorissen

Opstarttips

• Besteed regelmatig tijd om goed met elkaar kennis te maken.
• Zorg ervoor dat je elkaar live ontmoet, omdat de non-verbale communicatie krachtiger is.
• Laat iedereen aan het woord, laat hen vertellen wie zij zijn, wat hun talenten en drijfveren zijn. Dan begrijp je later beter waarom zij op een bepaalde manier reageren.
• Maak heldere afspraken over hoe je wilt samenwerken en wat daarin voor iedereen belangrijk is.
• Moedig het team gedurende deze fase aan om kleine onderbuikgevoelens, bijvoorbeeld iets dat je raakt of niet begrijpt, direct te benoemen en te bespreken. Dat versterkt de openheid en het vertrouwen. Een krachtig team kenmerkt zich door onderling vertrouwen.
  
  

Fase 2: De Strijdfase (ook wel ‘stormingsfase’)

Het team is gevormd en het verantwoordelijkheidsgevoel voor teamprestaties en samenwerking lijkt er te zijn. Nu ga je de verschillen zien. Het gedrag is vaak dubbelzinnig, omdat normen, waarden en hoe de dingen gedaan moeten worden nu pas duidelijk worden. Er kunnen subgroepen ontstaan van teamleden die gemeenschappelijke drijfveren, meningen of posities hebben. Extra uitdagend voor de projectleider is dat conflicten enerzijds met veel kracht en emotie geuit worden, (het ‘recht’ van de sterkste), anderzijds ook ongemerkt onder de oppervlakte blijven. Resultaten kunnen geroddel, gelijk halen en zelfs het afhaken van teamleden zijn.

"Goed door de strijd tips"

“Een belangrijke tip in deze fase is dat je niet óver elkaar spreekt, maar mét elkaar” geeft Karin als advies. Dit zijn nog een paar extra goed door de strijd tips:

• Houd het gemeenschappelijke doel voor ogen.
• Luister naar elkaar en blijf elkaar bevragen, luister naar de behoefte onder een mening.
• Bij besluitvorming: houd rekening met afwijkende meningen van de minderheid door te vragen wat de minderheid nodig heeft om in het besluit van de meerderheid mee te kunnen gaan. Dit vergroot het draagvlak enorm (deep democracy besluitvorming).
  

Fase 3: De Samenwerkings/prestatiefase

In deze fase neemt het projectteam verantwoordelijkheid voor de teamprestatie en de onderlinge samenwerking. Er is sprake van pro-activiteit, trots en saamhorigheid. De leidinggevende of projectleider is faciliterend, laat de inhoud vaak los en vertrouwt op de prestaties van het projectteam. Karin vergelijkt het met een huwelijk; “Je hebt elkaar langere tijd leren kennen, waardoor er sprake is van minder gedoe.” Toch zijn er in deze fase ook valkuilen, bijvoorbeeld dat het team te veel op zichzelf gericht is en het contact met de rest van de organisatie begint kwijt te raken.

Tips om nog beter samen te werken

• Check als projectleider regelmatig in de rest van de organisatie of je team nog steeds op de goede weg is, of er voldoende binding is, en of aan de verwachtingen wordt voldaan.
• Als er (tijdelijk) samengewerkt moet worden met andere teams, of met een aantal nieuwe mensen in het project, besteed dan opnieuw voldoende tijd aan kennismaking. Laat niet de werkwijze en cultuur van jouw team leidend zijn. De anderen hoeven zich niet bij voorbaat aan alles aan te passen en kunnen nieuwe inzichten inbrengen.
• Bespreek de betekenis van de behaalde resultaten. Wat voor de ene persoon een honderd procent succes betekent, kan voor een ander totaal iets anders zijn. Het is verstandig om consensus te vinden over wanneer iets goed is.
  
  

Fase 4 – De slotfase

Dit is de fase waar het team ophoudt te bestaan. Organisaties waar alleen de teamprestatie gevierd wordt, zonder de betekenis van het resultaat voor teamleden bespreekbaar te maken, kunnen geconfronteerd worden met collega’s die bij een volgend project niet meer vol overgave meedoen. Het is van belang om de samenwerking goed ‘af te hechten’ en aandacht te besteden aan het afscheid. Bespreek bijvoorbeeld met elkaar ook hoe de deelnemers de samenwerking hebben ervaren en wat ze hebben geleerd, wat het team/project voor hen heeft betekend, wat ze meenemen naar een volgend project, of wat ze graag achterlaten. Te snel aan een nieuw project beginnen betekent soms dat mensen zichzelf geen tijd geven om stil te staan bij de betekenisgeving van dit project en ‘het verlies’ van de groep. Als ze dat wel doen, kunnen ze het project afronden en afsluiten en weer openstaan om zich opnieuw te verbinden aan een volgende uitdaging.

Tips voor een krachtig slot

• Vier het gezamenlijke succes, maar sta niet alleen stil bij wat gelukt is.

• Besteed bewust aandacht aan de ‘overblijvers’, maar ook aan diegene die weggaan als het projectteam al gedeeltelijk wordt afgebouwd.
• Bespreek niet alleen de resultaten, maar vooral ook hóe het gegaan is en de betekenis daarvoor voor iedereen.
• Geef aandacht aan ieders bijdrage, waardoor er een prikkel gegeven wordt voor een volgend project.
  
  

Zelf de Checklist teamfasen gebruiken?

Karin benadrukte nog dat de “Checklist teamfasen” van Wakkere Zaken een handig hulpmiddel is om vast te stellen in welke ontwikkelingsfase je team zit. Je vindt er als projectleider richtlijnen in om je team verder in ontwikkeling te brengen. Ik wil ‘m van harte aanbevelen! >>> Download

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Over Wakkere Zaken

Wakkere Zaken bestaat uit drie vakvrouwen die geloven dat krachtig samenwerken cruciaal is voor het halen van resultaten. Zij zien hoe effectief het is om krachten te bundelen en potentieel van mensen aan te spreken om zo gezamenlijk antwoorden te vinden op de complexe vraagstukken in organisaties. Klik hier voor meer informatie