Ik kom het in mijn werk ontzettend vaak tegen: er lopen zoveel projecten tegelijk dat de werkvloer het niet meer bijbeent. Informeer bijvoorbeeld maar eens langs je neus weg bij je ICT-manager of die dat ook zo ervaart. Of bij een van de medewerkers die je hoog hebt zitten en naar wie je daarom graag wat doorschuift. Maar vraag vooral of hij of zij nog vindt dat er genoeg tijd per project is. Waarschijnlijk is het antwoord ‘nee’.
Wat gebeurt er als het bordje te vol raakt?
Als iemand de tijd te veel moet verdelen over verschillende projecten naast zijn gewone taken, dan komt er uiteindelijk geen enkel project op tijd af.
Hoezo?
Je medewerker is bezig met iets, maar moet ondertussen ook een telefoontje of een mailtje afhandelen over diverse andere projecten. Daardoor raakt zijn of haar aandacht versnipperd en is de kans op fouten groter, terwijl een medewerker die zich langer op één onderwerp kan concentreren veel efficiënter werkt. Bovendien gaat hectiek vaak ten koste van het overzicht: het is vrij ingewikkeld om alle ballen tegelijk in de lucht te houden. Wordt de deadline niet gehaald dan moet vaak een dure externe kracht extra worden ingehuurd. Of nog erger: je medewerker krijgt een burn-out.
Bonussen zijn soms de boosdoener…
Zodra er een bonus aan een project vastzit is de verleiding voor elke teamleider of manager groot om een bepaald project toch te willen afmaken. Zelfs als alle seinen op rood staan en het misschien beter is om het project af te blazen voordat het een bodemloze put is geworden. Misschien is die financiële prikkel zelfs wel in de eerste plaats de reden geweest dat iemand ‘ja’ heeft gezegd tegen het project, terwijl er al veel te veel projecten op de rol stonden. Als er geld mee is gemoeid, is het vrij menselijk dat persoonlijke belangen stiekem boven bedrijfsbelangen gaan.
Hoe kan het anders en beter?
- Stel prioriteiten in overleg met je medewerker(s): wat is in welke periode het belangrijkste?
- Laat medewerkers de planning maken en stel niet zelf van tevoren zonder overleg de deadline vast.
- Zet geen target op een project maar op het te realiseren doel.
Volgende keer: Agile is ook voor het MKB handig! Hoe? Lees over twee weken mijn blog…
Reageren? Of wil je gewoon eens bijpraten?
Tel. 06 – 53 24 77 43
Remco Reitsma
ProjectReports