Symbolisch is de race geheel of gedeeltelijk gelopen. De projectresultaten zijn opgeleverd.
Maar nu is het tijd om de uitkomsten te gaan vergelijken met datgene wat je wilde bereiken: projectevaluatie. Wat ga je dan precies doen en hoe houd je rust?

Laten we eens beginnen met twee praktische tips die met gedrag te maken hebben. Projecten uitvoeren blijft immers altijd mensenwerk.

Tip 1: Vergeef menselijke fouten

Denken dat alles gaat zoals je het van tevoren bedacht had, maakt per definitie onrustig. Dus verwacht menselijke fouten en accepteer dat er wel eens een project onderuit gaat. Door dit te omarmen en er begrip voor te hebben ontstaan op de langere termijn de beste resultaten. Echte topsporters hebben ook de top bereikt door vallen en opstaan.

Tip 2: Accepteer veranderende omstandigheden

Een recent voorbeeld van veranderende omstandigheden is de intreding van de AVG. Door deze nieuwe wetgeving kregen lang niet alle andere projecten de afgesproken aandacht. Door de AVG moesten sommige projecten compleet anders uitgevoerd worden en soms werden ze geheel of gedeeltelijk uit het portfolio geschrapt. Sta dus open voor de mogelijkheid dat projecten wel eens inhoudelijk wijzigen door omstandigheden die vooraf niet ingecalculeerd kunnen worden.

Een goede opdrachtgever houdt rust over zijn projecten door te kunnen vergeven en te accepteren dat er altijd externe factoren zijn waar je geen invloed op hebt. Maar rust houden kan natuurlijk ook door de inzet van de juiste tools. Daarom ook drie aanvullende tips die met de techniek te maken hebben:

Tip 3: Gebruik een eenvoudig te gebruiken Project Portfolio Management-tool (PPM-tool)

Bij het selecteren van een PPM-tool kun je kijken naar de breedte van functionaliteiten, maar aan functionaliteiten die niet gebruikt worden heb je niets. Het moet werkbaar blijven, bruikbare informatie geven en het doel dienen Ook kan het geen kwaad om te onderzoeken wat de ervaring van de leverancier is.

Tip 4: Maak onderscheid tussen tools voor portfoliomanagement en projectmanagement

De directie of het management wil overzicht, dus zal iedere projectmanager zijn of haar voortgang moeten melden. Onder tools voor projectmanagement verstaan wij tools die de projectmanager helpen bij zijn dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het opvoeren en bewaken van o.a. taken, risico’s en issues. Een portfoliomanagement tool is er vooral voor bedoeld om ervoor te zorgen dat directie en management overzicht krijgen over de lopende projecten en de goede keuzes bij de samenstelling van het portfolio kunnen maken. Het projectmanagement zelf kan afhankelijk van het type project natuurlijk op verschillende manieren worden uitgevoerd, denk bijvoorbeeld aan de in Nederland meest gebruikte methoden Projectmatig Werken, Projectmatig Creëren of PRINCE2.

Tip 5: Gebruik eenvoudige dashboards

Goede portfoliomanagement-tools bieden overzichtelijke dashboards met uitstekend overzicht waar de status van de diverse projecten in één oogopslag duidelijk wordt. Dus niet een dashboard met 12 verschillende grafieken. Rust houd je vooral door informatie tot de essentie te beperken. Houd het simpel en zorg dat de onderliggende informatie vanuit het dashboard direct kan worden geopend.

Tot slot

Reacties stel ik enorm op prijs en ga er graag in alle rust verder met je over in gesprek.

Reinold Binkhuijsen – ProjectReports – Tel. 06 –21210205– [email protected].