Herken je deze situatie? Je bent de auto aan het inpakken voor de vakantie en plotseling komt er van alles bij waar je geen rekening mee gehouden had. Je man, vrouw, partner of de kinderen doen allemaal een aanslag op de beschikbare ruimte. Een klein beetje meer overleg vooraf had geen kwaad gekund. Weet je wat zo grappig is? Zo gaat het ook vaak tijdens je dagelijkse werk.

“Wij zijn er klaar voor!”
Een trots projectteam heeft twee jaar lang aan een nieuw systeem gewerkt en is eindelijk klaar om het te introduceren aan alle collega’s. Ze zijn trots en staan te trappelen van ongeduld. Gas erop! De interne communicatie wordt opgestart en trainingsdata worden vastgelegd. Het projectteam is er klaar voor! Maar de medewerkers op de werkvloer zijn dat helaas niet…

Er is geen ruimte
De interne communicatie wordt niet gelezen, de trainingsdata worden afgezegd, of er wordt een verzoek gedaan om een en ander uit te stellen. Het is immers al druk genoeg en er is geen tijd om dit naast het gewone werk te doen. Symbolisch gaat de achterklep niet meer dicht en de belangrijkste koffer, de eigen werkzaamheden, die gaan we er niet uithalen. Ook herkenbaar?

Zeker als er meerdere projecten tegelijkertijd lopen is de grootste valkuil dat wordt vergeten om rekening te houden met het absorptievermogen van de medewerkers. Zij krijgen immer te maken met al die projecten. De medewerkers zullen voor de meeste veranderingen al snel een paar maanden nodig hebben om er helemaal aan te wennen. En die maanden zijn ze minder productief. Als er geen ruimte is in het hoofd van de medewerkers, die ermee aan de slag moeten, zullen de opgeleverde nieuwe producten of diensten niet of beperkt gebruikt worden. Daar gaat je investering.

Kijk wat kan

De conclusie van dit alles is dat het management goed in de gaten moet houden dat niet alle projecten tegelijkertijd op medewerkers worden afgevuurd. Het totaalbeeld moet gemanaged worden. Daarnaast heb ik nog drie andere praktische tips:

1. Praat vooraf met de teamleiders en zorg dat er minimaal een overzicht is van alle projecten en andere ingrijpende veranderingen waar de medewerkers mee te maken krijgen. (Bijvoorbeeld opleidingen, vertrek van collega’s, vakanties, etc.).
2. Houd bij het plannen van de implementatie van een nieuw project rekening met wat je vanuit de inventarisatie al weet. Zorg dat er op de werkvloer niet te veel veranderingen tegelijkertijd plaatsvinden.
3. Houd rekening met grote verplichte projecten, zoals de AVG . Die gaan doorgaans voor en kunnen een forse aanslag doen op de hele organisatie. Dan zullen er wat koffers uit moeten om in ieder geval iedereen mee te krijgen.
   
   

Mocht je nog met vakantie gaan en een uitdaging ondervinden met het indelen van de kofferbak omdat er vooraf te weinig overleg is geweest, denk dan nog even met een lach terug aan deze blog.

Behoefte aan overzicht van alle projecten?
Daar help ik je graag bij, zodat je beter kan overzien wanneer de medewerkers met de implementaties te maken krijgen en je kan voorkomen dat medewerkers te zwaar belast worden.

Prettige vakantie.