In onze vorige blog beschreven we de noodzaak om projecten binnen de Zorggroep beter te organiseren. Deze keer vertellen Linda Op den Drink, portfolio medewerker en Thijs Baeten, manager PMO, welke vier pijlers hen geholpen hebben bij de oprichting van de PMO-organisatie. Daarbij komen ook een paar uitdagingen aan de orde die zij tijdens het veranderproces zijn tegengekomen.

Pijler 1: Governance

De Zorggroep levert zowel intramurale en extramurale zorg, wat een complex geheel oplevert van vele betrokkenen in de zorgverlening thuis, op afspraak, of in een zorginstelling. “Veranderingen beter organiseren betekent ook dat er besluiten genomen moeten worden waar een breed draagvlak voor bestaat. Van de vier pijlers was de governance de grootste uitdaging. Voor het verbeteren van gefundeerde en wetmatige besluitvorming hebben wij daarom zogenaamde ‘Regietafels’ ingericht. Daarin zijn naast een directielid (voorzitter), zorgmanagers en iemand van PMO, ook inhoudsdeskundigen vertegenwoordigd. Door maandelijkse afstemming wordt er kritischer gekeken en worden projecten zo nodig op tijd bijgestuurd”, vertelt Thijs.

Pijler 2: Procesinrichting

Voordat er aan welk project dan ook begonnen kan worden, moet de procesinrichting duidelijk zijn; het samenhangende geheel van mensen, middelen en afspraken die onderdeel uitmaken van een proces. “Er werd besloten om een afdeling PMO in te richten, waar ik als Portfoliomanager onderdeel van uitmaak, evenals een portfolio medewerker, een aantal projectleiders en vier beleidsadviseurs.” Linda vult aan: “Diverse processen zijn beschreven, bijvoorbeeld hoe nieuwe initiatiefvoorstellen moeten worden ingediend en hoe de voortgang van de projecten gerapporteerd moet worden.”

Pijler 3: De menselijke factor

De mens is volgens Thijs de belangrijkste factor om veel aandacht aan te geven. “Niet iedereen kan in hetzelfde tempo veranderen. Gedrag dat bijvoorbeeld een nadelige invloed heeft op de besluitvorming, moet worden tegengegaan”, verduidelijkt hij. Een belangrijke tip van Thijs is om gedrag niet te verbieden, maar om vooral in gesprek te gaan en soms ook compromissen te sluiten. Linda benadrukt hoe belangrijk het is om de voordelen te benoemen die opdrachtgevers ervaren als zij projecten via het PMO laten lopen.

Pijler 4: De tooling

Een belangrijke factor om veranderingen te regisseren en te monitoren is de tooling, o.a. de sjablonen. “Dat bleek in eerste instantie makkelijker gezegd dan gedaan”, aldus Linda. “De uitdaging is dat er genoeg PMO-processen op het internet te vinden zijn, maar dat deze lang niet altijd passen bij de werkzaamheden in de zorgsector. “Een sjabloon voor bijvoorbeeld een profit-organisatie is gericht op een business case en voor ons minder bruikbaar en nuttig. In eerste instantie hebben we daarom allerlei sjablonen in Microsoft Word en Excel ontwikkeld. “De Excel sheets werden steeds uitgebreider en een projecten dashboard werd in elkaar geknutseld…”, aldus Thijs.

Maar ook dat probleem werd opgelost!

Meer hierover in de volgende blog.