Een opvallende titel wellicht, maar ik constateer dat er in grote organisaties helaas veel gegokt wordt. Gelukkig heb ik het hier niet over een vervelende verslaving, maar over gesprekken waar duidelijke antwoorden schuldig blijven. Directieleden worden er onrustig van en betrokken managers en projectleden ook. Dat vraagt om enige uitleg… (spoiler alert: het gaat over portfoliomanagement).

Een voorbeeld

Stel dat je in een grote zorginstelling, waar honderden mensen op allerlei afdelingen werkzaam zijn, zou vragen hoeveel projecten er zijn, dan krijg je hoogstwaarschijnlijk verschillende antwoorden. De ene manager denkt vijftig, een andere vermoedt zeventig en weer aan andere zegt “misschien wel meer dan honderd.” Vreemd toch dat men niet weet hoeveel projecten er zijn en moet gokken?

De gevolgen van gokken

Bovenstaand voorbeeld is super inefficiënt. Er kunnen doublures door ontstaan; binnen de organisatie zijn afdelingen met gelijksoortige projecten bezig, zonder dat de afdelingsleiders dit van elkaar weten. Het hebben van doublures betekent dat er geld en kostbare tijd verspild wordt. Bovendien kan je door het bundelen van activiteiten ongetwijfeld nog meer kosten besparen, bijvoorbeeld korting bij leveranciers krijgen. Capaciteitsplanningen worden onmogelijk als het complete beeld ontbreekt. Jouw veronderstelling dat er voor jouw nieuwe project mensen beschikbaar zullen zijn blijkt opeens onterecht, met als gevolg dat jouw project niet op tijd kan starten.

Overzicht + inzicht = rust!

Met deze simpele stelling begin ik veel klantgesprekken. De uitdaging is dat er binnen veel organisaties steeds meer projecten en ‘projectmethoden’ (denk aan waterval en agile) aanwezig zijn, waardoor er onrust ontstaat: managers hebben niet meer het gevoel ‘in control’ te zijn; en dingen gaan ook echt mis. Soms denk ik dat we het allemaal te complex maken. De twee basisvragen van de directie zijn doorgaans: ‘Krijgen we wat is afgesproken op tijd?’ en ‘Blijven we binnen budget?’

Het begint allemaal met een projectenoverzicht, een super-simpel lijstje met alle projecten. In het begin met weinig informatie over die projecten, maar dat geeft niet; dat lijstje ga je steeds verder aanvullen. Start eens met alleen projectnaam, doel van het project, naam opdrachtgever en naam projectleider. Daarna ga je meer info verzamelen, zoals einddatum, budget en prognose. Op een gegeven moment kan je starten met de status van die projecten (groen-geel-rood) te verzamelen en daar regelmaat in te brengen. Stap voor stap de informatie verrijken. Zo ontstaat steeds meer inzicht: welk project heeft aandacht nodig? Als een aantal van die stappen succesvol worden gezet ontstaat het gevoel van rust bij management.

Rust in je hoofd faciliteren

Zeker weten is veel beter dan gokken. Hoe je die stappen van overzicht via inzicht naar rust heel eenvoudig kan zetten en hoe ProjectReports daarbij vanaf een bepaald punt kan ondersteunen, leg ik graag persoonlijk aan je uit.

Steeds meer directieleden, portfoliomanagers, PMO’ers en projectleiders volgen onze LinkedIn pagina om zich tussentijds te laten informeren. Volg ons ook. Regelmatig organiseren we webinars over onze software voor Project- & Portfoliomanagement, binnenkort specifiek voor de zorgsector.

Wil je ons ook volgen en bijvoorbeeld eens een webinar bijwonen? Klik dan hier.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]