“En…wie is hier nu eigenlijk de baas?”
Hulp bieden bij besluitvorming en de juiste keuzes maken binnen projecten. Dat beloofden wij in de vorige blog. Verkeerde besluiten kunnen immers desastreuze gevolgen hebben en leiden tot grote teleurstellingen. Besluitvorming is en blijft mensenwerk. Daarom concentreren we ons vooral op een aantal menselijke aspecten. We beginnen bij degene die op papier de sterkste aan tafel is…
De invloed van de hiërarchie
Een valkuil bij vergaderingen heeft te maken met het geëvolueerde gedrag van mensen; van nature zijn we groepsdieren die zich graag laten leiden. Zo kan het gebeuren dat een voorzitter, vaak een directeur of de opdrachtgever van een project, de hoogste in hiërarchie is en zich gedraagt als een directieve koning en de deelnemers zich direct schikken naar zijn of haar oordeel. Het advies om altijd voor de inhoud en niet voor de persoon te gaan blijkt lang niet altijd vanzelfsprekend te zijn. Het fenomeen, dat is zo'n situatie een extra risico vormt, staat bekend als ‘groepsdenken’ (groupthink). De deelnemers zijn er vooral op gericht om overeenstemming en eensgezindheid te bereiken en durven niet voor hun eigen mening uit te komen. Groepsdenken speelt niet alleen in situaties met sterke leiders. Je kan het opmerken als deelnemers elkaars voorstellen niet kritisch bevragen of daar kanttekeningen bij plaatsen; ze zijn erg vriendelijk voor elkaar. Daardoor is er weinig aandacht voor alternatieven en kunnen verkeerde keuzes worden gemaakt. Waarom zou je dan überhaupt nog met elkaar vergaderen?
Voorkom groepsdenken
Er zijn een aantal manieren om groepsdenken te voorkomen:
- Schep een vertrouwelijke sfeer en geef aan dat iedereen het recht heeft om zich vrij uit te spreken. Uiteraard zullen deelnemers dat alleen doen als zij overtuigd zijn van dat vertrouwen.
- Geef als voorzitter niet als eerste je eigen mening. Vraag eerst aan de andere deelnemers wat hun mening is. Betrek iedereen en vraag gericht de mening van mensen die op de achtergrond blijven. Doe gewoon een rondje langs alle deelnemers.
- Vraag een deelnemer om de rol van ‘advocaat van de duivel’ op zich te nemen en lastige vragen te stellen.
- En wat deelnemers zelf kunnen doen: van tevoren de mening opvragen van mensen die niet deelnemen aan de vergadering, bijvoorbeeld van andere medewerkers, klanten of externe adviseurs. Het is makkelijker om de mening van de ander te benoemen.
Als hoogste in de hiërarchie heb je zelf het meeste invloed om groepsdenken te vermijden.
Het resultaat
Een grotere kans op de beste beslissing. Daarbij komen ook minder populaire standpunten naar voren, die je misschien liever niet had willen horen. Maar als je de beste keuzes wilt kan je daar maar beter mee leren omgaan. Op deze manier ontstaat er een basis voor een echt team.
Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]