Er was eens een onbezorgde manager. Zo begint dit waargebeurde verhaal. Hij was een enorme inspiratiebron voor mij en ik denk nog vaak aan hem terug. Het was iemand die knopen durfde door te hakken. Hoe ingewikkeld de case ook was, binnen een paar minuten nam hij een besluit. Hij had een prachtig en onbezorgd leven. Zijn kantoor lag recht tegenover de lift, zijn deur stond altijd open en hij las iedere dag uitgebreid de krant. Ben jij ook zo’n opdrachtgever? Of…

Het besluiteloze type

Projectmanagers hebben nog wel eens met deze persoon te maken. Plotseling lopen zij tegen een probleem aan waar zij zelf geen oplossing voor kunnen realiseren, ze hebben een besluit van de opdrachtgever of een ander lid van de stuurgroep nodig. Bij besluiteloze types ontstaat dan vaak een probleem. Zo heb ik eens meegemaakt dat een projectmanager een afdeling moest vinden die een nieuwe taak op zich zou nemen. Die taak vergde slechts vijf uur per week. De projectmanager heeft gedurende meer dan een half jaar discussies gevoerd met twee afdelingsmanagers die er maar niet uitkwamen wie de taak op zich zou nemen (beide afdelingen hadden meer dan honderd medewerkers). Verspilling van de uren van de projectmanager en de afdelingsmanagers met vertraging als gevolg. Ik ben van mening dat als ze het organisatiebelang voorop hadden gesteld het besluit veel sneller was genomen. In dit geval was tientallen uren duur praten om vijf uur werk per week te verdelen geen logische maar een kostbare beslissing. Adequate besluitvorming blijft lastig voor sommige managers.

Meestal worden in projecten besluiten genomen met veel grotere consequenties. Besluiteloze types kunnen verantwoordelijk zijn voor enorme kostenposten: een maand vertraging van een project kost al snel tienduizenden tot honderdduizenden euro’s. De besluiteloze manager moet er nog een keer over praten of wil nog een extra analyse of onderzoek. Je herkent het misschien wel.

De knopenhakkers

Dit zijn opdrachtgevers die razendsnel reageren en besluiten nemen. Honderd procent zekerheid, daar geloven zij niet in. Vaak bereiken zij uitstekende resultaten, omdat zij gedurende een project van fouten of plotselinge uitdagingen (durven te) leren. Mijn eerder genoemde inspiratiebron was ook zo iemand; hij vertrouwde zijn mensen, maar had hij ook dat unieke ‘fingerspitzengefühl’ waarmee hij wist wanneer hij op informatie kon vertrouwen.

Wanneer je wel of niet de krant kunt lezen?

Opdrachtgevers of stuurgroepleden die lang over een besluit moeten nadenken of de projectmanager opnieuw huiswerk geven, doen dat sneller als er sprake is van een afrekencultuur; ze zijn bang persoonlijk afgerekend te worden voor een beslissing die verkeerd uitpakt. Lekker de krant lezen lukt dan niet. Helaas is cultuur ook niet eenvoudig te veranderen.

Je kunt wel vaker de krant lezen als je de consequenties van besluiteloosheid inziet en je je eigen besluitvaardigheid gaat ontwikkelen. Snel beslissen levert ruimte in je agenda op en tevreden projectmanagers. Niet beslissen betekent dat je steeds opnieuw gestoord wordt door projectmanagers die met smart op een antwoord wachten…

In de volgende blog

De volgende keer bespreken we dat je als opdrachtgever jouw projectmanagers natuurlijk best mag challengen. Of zullen we het ‘uitdagen’ noemen?

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]