Waarschijnlijk heb je het wel eens meegemaakt: Je bent deelnemer geweest in een vergadering over de status van projecten, je hebt naar allerlei uitvoerig lange Excel lijsten gekeken en je loopt de deur van de vergaderruimte uit met het idee dat er wederom veel besproken is, maar ook veel tijd verloren is gegaan. Van effectief vergaderen was geen sprake.

Herken je dat een collega aangeeft dat je de relevante informatie in “regel 122 en kolom G” kan zien, of dat je even het overzicht kwijt was van waar jullie met z’n allen gebleven waren.
Doelgericht vergaderen is belangrijk, maar tijdens vergaderingen over projecten schieten de pijlen figuurlijk nog weleens de verkeerde kant op. Misschien ook wel logisch, omdat we graag van alles en nog wat willen vastleggen en behoefte hebben aan zekerheden en feiten. Met als risico dat we vergaderen over bijzaken of zaken die er helemaal niets (meer) toe doen en we geen focus houden.

Beperk ballast en sla spijkers met koppen

Als je gericht wilt vergaderen is het belangrijk om te focussen op die zaken die echt aandacht behoeven. In een goede vergadering gaat het om ‘spijkers met koppen slaan’ en het nemen van beslissingen. Doe je dit niet, dan had je niet bij elkaar hoeven te komen en had je gewoon met het project verder kunnen gaan. Ook als je de voortgang van projecten in het directieteam bespreekt gaat het over besluitvorming.
Het nemen van goede besluiten kan alleen als rapportages begrijpelijk en kloppend zijn en alle onnodige ballast zoveel mogelijk wordt verwijderd.

Heel veel kolommen, boordevol met informatie, dragen niets bij en leiden af. Daarnaast kan een mens gemiddeld maar 7 aspecten onthouden en kun je rapportages met heel veel informatie naast elkaar gewoon mentaal niet verwerken.

De kunst van het weglaten

De meest ideale situatie van gericht vergaderen is als je in één opslag de projectnaam en status in groen, geel of rood kunt zien. Onnodige tijd besteden aan alles wat op groen staat en goed is uitgevoerd wordt hiermee voorkomen. Bij kritische rode gevallen kan de vergadering simpel starten met de ‘wat is er aan de hand? vraag. Daarna volgt de vraag ‘wat is de benodigde actie?

En na een korte uitwisseling van meningen kan er een besluit over worden genomen. Waarna de projectmanager weer verder kan.
Bij het aanbieden van informatie ter besluitvorming gaat het om de kunst van het weglaten. Om vergaderingen zinvoller en effectiever te maken. Detailinformatie, zoals wanneer het project gestart is of wie de opdrachtgever is, waar de opdrachtgever gevestigd is, zijn geen ‘must-haves’ en leiden af, met het risico van de verkeerde discussies (“O ja, maar die projectmanager vind ik echt niet goed?” *).

Ook effectief vergaderen over projecten?

Bij ProjectReports geloven wij dat vergaderingen veel sneller en gerichter kunnen. Bijvoorbeeld door samen online in één actuele versie te werken. Wij faciliteren een krachtig statusoverzicht waarbij in één oogopslag te zien valt welke projecten aandacht nodig hebben. Waarna met één klik naar de relevante extra informatie kan worden doorgeklikt. De actie kan worden beoordeeld en tot slot het besluit worden genomen. Op naar het volgende project dat aandacht vraagt! Hopelijk zijn dat er niet te veel. Succes.

Reageren? Of wil je gewoon eens even kort met elkaar vergaderen?

Remco Reitsma –
ProjectReports –
Tel. 06 – 53 24 77 43

*Ik ben van plan ook een blog te schrijven over de mythe van de goede projectmanager.