Een logischere samenhang van projectindicatoren? Dat kan!
Als je de voortgang van een project met elkaar bespreekt ken je dan de logische samenhang tussen belangrijke projectindicatoren zoals percentage gereed, beschikbare uren, doorlooptijd en het geld wat uitgegeven is? Hoe groter en uitgebreider voortgangsrapportages zijn, hoe groter de kans dat het kennen van de samenhang in het gedrang komt. Met het risico dat je een verkeerde conclusie over de status van het project trekt. Goede voortgangsbesprekingen van projecten kunnen anders:
Ervaar het zelf in onze gratis demo omgeving
Voor directieleden, opdrachtgevers, portfoliomanagers, PMO’s en projectmanagers die efficiëntere voortgangsbesprekingen willen hebben geef ik de tip om hier te klikken. Dan kom je in de gratis demo omgeving van ProjectReports. Als je vervolgens klikt op de tab “Voortgangs status” dan zie je alle benodigde gegevens van een project in één oogopslag, zoals onderstaand voorbeeld.
In deze grafiek zie je onder elkaar in blauw weergegeven de gerealiseerde kosten (budget), de gerealiseerde uren, het percentage gereed zoals de projectmanager dat heeft gerapporteerd en tot slot de automatisch berekende verstreken doorlooptijd. In een project waar de kosten voornamelijk uit mens-uren bestaat zou je een verloop verwachten waarbij alle indicatoren gelijkmatig oplopen. Als je een ander patroon ziet is dat reden om het met de projectmanager te bespreken.
3 keer handig
Wat lost dit nu precies voor jou en de organisatie op? Onder ander het volgende:
1. Het voorkomt verkeerde beslissingen
Goede beslissingen kan je als opdrachtgever alleen maar nemen als je het onderlinge verband ziet en er sprake is van enige logica tussen de projectindicatoren. Een voorbeeld: stel dat gerapporteerd wordt door een projectmanager dat het project voor 50% gereed is en het is je niet opgevallen dat er nog maar 20% van het budget over is, dan zou je een belangrijke beslissing om mogelijk extra budget ter beschikking te stellen over het hoofd zien.
2. Het levert efficiëntere projectbesprekingen op
Door de indicatoren visueel onder elkaar te zetten op een vergelijkbare schaal valt snel op als indicatoren niet parallel lopen. Door snel te kunnen signaleren kan je naar verklaringen zoeken en zo nodig maatregelen nemen. Als je niet in één oogopslag het budget, de uren, het percentage gereed en de verlopen tijd van het project kan zien zit je naar minderzeggende gegevens te kijken. Het is als het hebben van een datum, zonder dat je weet wie er jarig is. Of het zien van geld, zonder dat je weet voor wie of wat het is. Het helpt je vooral om vooruit te blijven kijken en daadkrachtiger te handelen.
3. Het zien van ‘the big picture’
Naast het voorkomen van verkeerde beslissingen levert het je nog iets op. Organisaties die op deze manier de voortgang van alle projecten gaan rapporteren zien ook sneller waar ruimte vrijkomt voor andere projecten, of waar bijvoorbeeld niet uitgegeven geld ergens anders in de organisatie kan worden ingezet. Het geeft je beter overzicht over je projectenportfolio, het totaal aan projecten.
Bel of e-mail mij als er vragen zijn, je behoefte hebt aan aanvullende tips, of een keer onze software oplossing wilt uitproberen.
Reacties stel ik altijd op prijs.
Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]