De digitale transformatie zorgt voor een toenemend aantal projecten. Veel projecten slagen gelukkig, maar soms mislukken ze. Medewerkers moeten hetgeen geïmplementeerd of bedacht wordt namelijk wel kunnen en willen gebruiken. De kans dat dit gebeurt is groter als ze begrijpen welke voordelen hen dit oplevert. Soms is er vooral veel aandacht geweest voor de technische kant en wordt de menselijke factor geheel of gedeeltelijk vergeten. Techniek gaat dan voor de mens, met alle gevolgen van dien.

Praktijkcase: Zonder voordelen kwam geen verandering

Zo ken ik vanuit de praktijk een situatie waarbij een IT-afdeling een moderne administratieve applicatie gebouwd had. Op het eerste gezicht klopte alles. Er zou gewerkt gaan worden met moderne, intuïtieve schermen waarmee de medewerkers van de administratie veel makkelijker en sneller de gegevens van klanten konden verwerken.

Om niet in één keer naar een nieuw systeem over te gaan, bleef het oude systeem nog even bestaan. Dit was een systeem waarbij de medewerkers gewend waren om via codes administratieve handelingen te verwerken. Dat deden ze jarenlang en de benodigde codes kenden zij uit hun hoofd. Ondanks een fantastisch mooie interface werd de nieuwe applicatie nauwelijks gebruikt. De medewerkers zagen niet het voordeel van het anders gaan werken en het bestaande systeem bleef langer dan ‘nog even’ in gebruik.

Dit is slechts een voorbeeld waarbij de menselijke factor onderschat was.

Vergeten te offreren en te budgetteren

Oplossingen worden bedacht en aangeschaft zonder de medewerkers te betrekken bij hetgeen gaat komen en zonder de voordelen kenbaar te maken.

Enerzijds omdat leveranciers soms in de verleiding komen om geen goed trainings-en implementatieprogramma te offreren. Dat maakt de offerte namelijk duurder en de kans op een ‘ja’ kleiner. Anderzijds omdat er in het budget geen rekening mee gehouden is. Het geld is al opgegaan aan de aanschaf. Dan ontstaat de onplezierige situatie van ‘even snel een knoppen-training geven’ om te laten zien hoe je het systeem moet bedienen.

Juiste beslissingen door de medewerker centraal

Het faciliteren van de menselijke factor zie ik als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Een mooi voorbeeld betreft een nieuwe opdrachtgever van ons rapportagetool ProjectReports. In het verkoopproces bracht de opdrachtgever ons in contact met een zeer kritische medewerker. Zijn feedback over de manier van implementeren binnen zijn organisatie en zijn manier van communiceren daarover met zijn collega’s was van doorslaggevende betekenis voor het succes. Hij had er dan ook belang bij: hij zou immers gebruiker worden. Een prima manier om van elkaar te leren en een succesvolle start vanuit dit meedenken te kunnen garanderen.

Vijf tips voor het verkrijgen van meedenkende medewerkers

1. Reserveer voldoende budget voor het trainen en begeleiden van medewerkers;
2. Betrek kritische medewerkers al vroeg in het verandertraject;
3. Zorg continue voor communicatie over het traject;
4. Laat medewerkers meedoen met een test of pilot.
5. Monitor hun tevredenheid en gedragsverandering en neem actie waar nodig.

Tot slot twee tools die je kunnen helpen bij trajecten waarin gedragsverandering belangrijk is:

1. Het Veranderkompas van House of Performance. Bekijk de video.
2. Het Triade-gedragsmodel:
www.draagvlakkrijgen.nl/draagvlak-com/triademodelcom van Prof. Dr. Theo Poiesz. Een zeer praktisch model voor gedragsverandering.

Reageren? Of gewoon eens met elkaar meedenken?

Remco Reitsma

ProjectReports
Tel. 06 – 53 24 77 43