Herken je deze situatie? Je werkt als PMO’er en de deadline waarop de projectmanagers hun voortgangsrapportage moeten indienen nadert. Natuurlijk heb je dit verzoek al ruim van tevoren aan alle projectmanagers gedaan. Toch begin je wat nerveus te worden, omdat het stil blijft. Morgen beginnen de besprekingen van de voortgangsrapportages al. En nu?

De reminder e-mail

In de meeste gevallen zal je nog een reminder e-mail sturen om alsnog je collega’s te herinneren. Maar je wil de projectmanagers die hun werk wel al hebben gedaan niet onnodig lastig vallen. Dat zouden ze niet waarderen. Dus ga je op zoek naar je laatst verstuurde mail met alle e-mailadressen van de projectmanagers die nog moeten rapporteren en check je of er nog mailadressen van projectmanagers aan toegevoegd of verwijderd moeten worden. Je checkt nog een keer de nieuw ingevoerde mailadressen om te voorkomen dat je van Microsoft of Google het bericht krijgt dat jouw mail niet kon worden bezorgd vanwege fout ingetypte geadresseerden.

Het kan leuker en een stuk eenvoudiger!

Als PMO’er wil je je waarschijnlijk helemaal niet bezighouden met reminders, want die kun je namelijk zelf ook vergeten en je hebt wel wat beters te doen dan het achternazitten van collega’s. Dus automatiseer je dit reminderproces het liefst zodat ruim voor de deadline de projectmanagers automatisch worden gewaarschuwd en ze voldoende tijd hebben om hun input te geven. Zonder dat jij daar iets voor hoeft te doen.

Jouw werkzaamheden worden een stuk leuker en eenvoudiger als de lijst van projectmanagers altijd actueel is en jij je geen zorgen hoeft te maken dat je mensen vergeet of onterecht lastigvalt. Terwijl jij er ook niet over hoeft na te denken dat je nog reminders moet versturen. En hoe plezierig zou het zijn als je met één druk op de knop kunt zien welke voortgangsrapportages al zijn ingeleverd en welke nog niet?

Hoe?

Ik laat het je graag zien tijdens een korte online demonstratie van onze rapportagetool ProjectReports. Neem contact met me op als je je werk zinvoller en leuker wilt maken.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]