Wie op een Project- of Portfolio Management Office werkt zal in de meeste gevallen ervaren dat de e-mail inbox steeds voller raakt naarmate er meer projecten lopen en de hoeveelheid contacten toeneemt. Het aantal submappen groeit om alle binnenkomende e-mails met vragen te managen. Totdat er een moment komt dat er te veel vragen binnenkomen om nog op tijd te kunnen beantwoorden. Hoe kan dat anders, want je wordt een single point of knowledge, maar is dat wel wenselijk?

Als je het anders wilt, hoef je jezelf slechts één simpele vraag te stellen:

“Hoe komt het eigenlijk dat iedereen wat van mij wil?”

Het antwoord is eenvoudig; collega’s gaan PMO’s vragen stellen omdat dat hun werk vereenvoudigt of omdat het PMO de enige is die de vragen kan beantwoorden. Daarbij heb je te maken met bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Een directielid wil van een strategisch project een rapportage ontvangen.
• Een projectmanager vraagt wat de deadline voor de volgende voortgangsrapportage is.
• De risicomanager vraagt een overzicht van de belangrijkste risico’s van de projecten in het portfolio.
• Een communicatieadviseur wil voor de nieuwsbrief weten of er de komende maand nog belangrijke mijlpalen te vermelden zijn.
• Een nieuwe projectmanager vraagt waar hij het sjabloon voor de voortgangsrapportage kan vinden.
• De business controller wil een overzicht met de laatste prognoses van alle projecten.

Het gevolg; je mailbox stroomt voller! Vlak voor de deadline van de voortgangsrapportage stromen er misschien wel tientallen e-mails met voortgangsrapportages binnen. Deze belanden tussen al die bovengeschetste brandende vragen. Maar eigenlijk wil je met die voortgangsrapportages aan de slag. Waar haal je de tijd vandaan voor al die vragen en hoe zorg je ervoor dat al die vragenstellers de juiste antwoorden krijgen?

Een legere e-mail inbox start met één centraal projectmanagement systeem!

Het kan echt anders, door gebruik te maken van één centraal projectmanagement systeem. Al de vragen die hierboven als voorbeelden zijn genoemd vergen geen bijzondere kennis van de PMO’er. Directieleden kunnen in één oogopslag de status van projecten zien. Projectmanagers rapporteren op tijd en in het goede formaat. In een agenda kan iedere betrokkene bij het project zien welke belangrijke mijlpalen komende maand gepland staan. Iedereen is altijd up-to-date. Een rustgevende gedachte toch? En je houdt als PMO’er meer tijd over om bijvoorbeeld te adviseren.

Er zijn diverse projectmanagement systemen beschikbaar. Veel dan die systemen zijn via de cloud beschikbaar als Software-as-a-Service (SaaS) waardoor het voor alle gebruikers nog makkelijker wordt om altijd en overal met een browser direct antwoord op hun vragen te krijgen. De implementatie en het beheer is ook nog eens uiterst eenvoudig.

Hoe jouw e-mail inbox een stuk leger wordt?

Ik laat het je graag zien tijdens een korte online demonstratie van onze rapportagetool ProjectReports. Neem contact met me op als je jouw werk zinvoller, leuker en minder complex wilt maken.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]