Weet je wat het mooie is van de huidige tijd waarin we werken? Dat op het gebied van projectmanagement echt alles mogelijk is, qua tooling. Tijdens voortgangsbesprekingen gebruikt de ene projectmanager Powerpoint, bij de andere collega kijken we met het hele team naar uitgebreide Excel sheets en er zijn gelukkig ook collega’s waar we complete en zeer goed gedocumenteerde rapporten van ontvangen. Netjes uitgeprint, passende plaatjes erbij en in Word opgemaakt.

Iedere collega kiest gewoon wat hem of haar het beste bevalt. De een heeft wat meer talent om te presenteren en de andere is vooral goed in onderbouwen, analyseren en het opleveren van alle feiten. En als collega’s niet bij de vergadering aanwezig kunnen zijn, dan organiseren we gewoon een online meeting. Echt prachtig allemaal, maar het wordt nog mooier…

Er zijn ook een geweldig aantal projectmanagement-methodieken!

We omarmen Agile, want daarmee realiseren zelforganiserende teams de beoogde versnelling van ons bedrijf. We moeten immers sneller op gewijzigde klantvragen kunnen reageren. We scrummen erop los, maar gebruiken voor het aanpassen van kleine veranderingen in bestaande processen natuurlijk Kanban. Voor het implementeren van de grotere projecten prefereren we PRINCE2. O ja, ik was het bijna vergeten: als er maximale waarde met zo weinig mogelijk verspilling gerealiseerd moet worden, dan passen we natuurlijk Lean toe.

We combineren gewoon datgene waar iedereen zich het prettigst bij voelt. Zoveel mensen, zoveel wensen. Het is geweldig dat al deze rapportage- en communicatietools bestaan en er gekozen kan worden uit allerlei methodieken!

Of niet?

Ik had zo graag een blog willen schrijven genaamd “Professionaliseren begint met standaardiseren”, maar dat klinkt behoorlijk saai, bedacht ik me net op tijd. Toch zit er een behoorlijke kern van waarheid in. Veel bestuurders en managers hebben dagelijks te maken met een brei aan rapportagemiddelen en allerlei verschillende projectmanagementmethodieken. Het gevolg? Onrust, onoverzichtelijkheid, een grotere kans op chaos, onnodige kosten en tijdsverspilling. Eens?

Maak daarom keuzes en doe er iets aan. Kies het liefst voor één methode die past bij de organisatie. Probeer eens afspraken te maken hoe er uniform gerapporteerd zou moeten worden en zorg er bijvoorbeeld voor dat er sjablonen komen voor belangrijke beslissingsdocumenten.

Als alles kan, dan…

Ontbreekt het onderlinge verband en slaap je minder rustig. Voor die uitdaging mag je mij altijd wakker maken.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]