Als je grip wilt houden op een groot aantal projecten kan je kiezen uit een groot aanbod van projectmanagement-software. ProjectReports is er daar een van. Het leek mij interessant om eens bij een expert te vragen wat het succes bepaalt bij de keuze van projectmanagement software. Om daarachter te komen ging ik in gesprek met iemand die dagelijks te maken heeft met honderden projecten in 25 verschillende landen. Het gaat om Paul Beelen, Global Project Portfolio manager bij FrieslandCampina. Paul heeft in voorgaande functies bij vele organisaties projectmanagement-tools geselecteerd en geïmplementeerd. Naast drie adviezen deed hij nog een aantal inspirerende uitspraken.

Op de vraag wat succesfactoren zijn bij het kiezen van projectmanagement software geeft Paul drie adviezen:

Advies 1: “Focus op de business case, niet op de euro’s”

De meerwaarde die de projectmanagement-tool moet opleveren voor de verschillende stakeholders, managers en sponsoren moet voorafgaand aan de selectie duidelijk omschreven zijn. Maak voor een dergelijk selectietraject een business case en beantwoord daarin voor alle stakeholders wat ze ermee zullen bereiken. Zonder een dergelijke analyse is er een grote kans dat er verkeerd gekozen wordt, voor de goedkoopste of interessantst uitziende oplossing, zonder dat die oplossing voor alle betrokkenen het gewenste resultaat oplevert. Dus de balans tussen een Rolls-Rolls en fiets (must be fit for purpose)

Advies 2: “Zorg ervoor dat er één waarheid gegeven kan worden”

Er zijn verschillende stakeholders in projecten. De stuurgroep wil de voortgang van het project zien, de sponsor het commerciële resultaat en de financial controller het cijfermatige resultaat. Goede projectmanagement-software zorgt ervoor dat alle stakeholders een nuttige dwarsdoorsnede van het project kunnen zien, zodat er geen verschillende waarheden ontstaan in allerlei individueel gemaakte documenten. Te vaak worden gegevens uit de tool alsnog geëxporteerd naar Excel en dan alsnog bewerkt voor een specifieke rapportage. De tool faciliteert de verschillende informatiebehoeften binnen de organisatie: operationele (project), tactische (portfolio) & strategisch (management).

Advies 3: “Bepaal wat echt nodig is”

Je kunt nog zoveel projectinformatie opleveren, maar als niemand er iets mee doet, of als mensen de projectinformatie zelfs niet lezen, dan is er sprake van onnodig werk en tijdverspilling. Bepalen wat echt nodig is doe je door vooraf uitgebreid met mensen in gesprek te gaan over hun informatiebehoefte. Om tijdens het gebruik van de tool te checken of de rapportages echt gebruikt worden heeft Paul weleens de volgende opmerkelijke methode gebruikt: “Wie dit leest krijgt 20 euro”, zette hij ergens in de rapportage. Natuurlijk was dit met een knipoog, maar zoals hij al vermoedde, hoefde hij niemand te betalen.

Tot slot de inspirerende uitspraken die Paul Beelen deed en die ik graag met je deel:

“Het uitdagende bij projecten is dat uitkomsten niet zeker zijn, maar dat de stakeholders vaak wel de neiging hebben om vooraf alles in beton te gieten.”

“ Projecten leiden is als gebruikmaken van een TomTom: soms staat er wel een file, maar blijk je toch nog op tijd aan te kunnen komen.”

“Management ziet te graag groene stoplichten in de rapportages, maar een groene watermeloen is ook rood van binnen. Schiet niet in paniek als een project op rood staat: ga eerst helpen, dan pas sturen.“

En tot slot: “Kies nooit voor een projectmanagement-tool, maar kies welke informatie het management nodig heeft.”

Prachtig toch?

Paul, hartelijk dank voor het delen van jouw inzichten!

Meer tips over de selectie van projectmanagement software kan je vinden op projectsoftware.tips.

Natuurlijk ben ik benieuwd welke informatie jouw management nodig heeft en of ik mogelijk kan helpen bij het vaststellen van waarheden voor jullie projecten.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]