Prachtig weer. Maar je kan niet naar buiten. Je werkt namelijk voor het Project Management Office (PMO). Je hebt (te)veel projecten, programma’s en portfolio’s onder je hoede. Helaas kan jij de zon niet in… Ik zal uitleggen hoe dat komt en dat er een mogelijkheid is om je beter te beschermen tegen oververhitting op je werkplek.

De oorzaak

Oorzaak is dat vrijwel alle PMO’s werken met Microsoft Office, terwijl dat niet altijd de juiste beschermingsfactor voor je biedt. Ik heb oprecht medelijden met alle PMO’ers die nog dagelijks aan ‘het plakken en knippen’ zijn. Bovendien betekent ‘Word’ vaak een teveel aan opgeschreven woorden en leveren de vele regels en kolommen van ‘Excel’ alleen maar onduidelijkheden op. Vandaag sprak ik een PMO’er die portfoliorapportages maakt in Word nadat projectmanagers in Powerpoint de voortgang hebben gerapporteerd en die gegevens tussendoor naar Excel waren overgezet. Dus drie keer overkloppen! Versimpeling zou beter zijn, komen tot de kern ook.

De gevolgen

Volle mailboxen, veel administratieve controles en correcties, gebrek aan overzicht van de genomen besluiten, discussies over details en het bespreken van zaken die er niet toe doen. Je zal er in deze opsomming vast wel een paar herkennen. Met als vervelendste gevolg dat er weinig tijd resteert voor advisering en het leveren van echte toegevoegde waarde.

Onze beschermingsfactor

Als PMO’er was ik zelf ook regelmatig oververhit. Dat was destijds de reden om ProjectReports te ontwerpen. ProjectReports software maakt van voortgangsrapportages automatisch krachtige portfoliorapportages. Niets meer overkloppen. Alles overzichtelijk bij elkaar. Doorklikken naar details. Opdrachtgevers, directies en portfolioboards worden sneller en beter geïnformeerd over de status van de projecten. ‘Reporting Made Easy’ noem ik dat, zodat je wel vaker de zon in kan gaan.

Tot slot

Ervoor zorgen dat je meer tijd overhoudt begint door de genoemde oplossing niet voor je uit te schuiven. ‘We moeten het een keer doen’ zorgt er niet voor dat je meer echte zonnecrème op je huid kan smeren. Je blijft nog steeds te druk. Overigens is er ook geen reden om het voor je uit te schuiven, want in slechts één ochtend of middag kan je al up-and-running zijn. Voor snelle beslissers lever ik er gratis een fles zonnecrème bij, die zal je nodig hebben.

Meer weten of direct een korte demo afspreken? Bij een ‘hoge mate van oververhitting’ kan je natuurlijk ook acute hulp inroepen door mij via onderstaande gegevens te bereiken.

Met zonnige groet,

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]