De tweede helft van het jaar komt er al weer aan. Dat betekent dat het tijd wordt voor jaarplannen en het inventariseren en prioriteren van projecten voor het volgende jaar. Om directieleden, PMO’s en portfoliomanagers te helpen (nog) betere keuzes te maken, hebben we de multi-criteria prioriterings-tool ontwikkeld. Daarmee kan je in slechts 3 eenvoudige stappen projecten prioriteren. Het toevoegen, wijzigen of verwijderen en selectief tonen van informatie gaat veel makkelijker dan met Microsoft Excel.

Multi-criteria prioritering

Met het multi-criteria prioriteringsmodel bepaal je zelf voor alle projecten de gewenste criteria. Iedere organisatie is immers anders als het gaat om het realiseren van strategische doelen. Het kan bijvoorbeeld gaan om zaken als meer omzet, uitbreiding naar meerdere landen, moderniseren van de IT-systemen, of betere informatiebeveiliging. Wat is voor jouw organisatie van belang? In de vorige blog ben ik hier dieper op ingegaan.

Stap 1: Voer de criteria en weging op

Nadat het directieteam heeft bepaald wat de belangrijkste criteria zijn en hun relatieve belang (wegingsfactoren), kan je de multi-criteria prioriteringstool toepassen. De eerste stap is om de criteria met de wegingsfactor (%) op te voeren. Als voorbeeld kan het criterium ‘Betere informatiebeveiliging’ belangrijker zijn dan ‘Uitbreiding naar meerdere landen’. Verdeel de criteria op basis van 100%.

Stap 2: Voer alle projecten op

Voer alle projecten op die in aanmerking komen om te prioriteren. Doorgaans zal het gaan om projecten die al lopen en het volgende jaar doorlopen, projecten die nog niet zijn gestart en initiatieven die pas recent naar boven zijn gekomen. Het heeft mijn voorkeur om ook de lopende projecten mee te prioriteren; de uitkomst van de scores kan ertoe leiden dat een lopend project moet worden heroverwogen.

Stap 3: Bepaal de scores per criterium

Tot slot het echte werk: het bepalen van de scores. Daarbij is van belang wie de scores mogen vaststellen. Zo kan een sales Manager beter vaststellen of een project bijdraagt aan het ontwikkelen van de omzet. En IT-experts kunnen beter de IT-criteria scoren. Gebruikmaken van de kennis en ervaring van de diverse disciplines betekent dat de effecten van de projecten beter worden meegenomen. Uiteindelijk bepaalt de directie op basis van alle onderliggende scores het eindresultaat.

Selecteer in de tool de indicator die je wilt scoren en verberg bij voorkeur de kolom ‘Score totaal’ om afleiding en ongewenste beïnvloeding te voorkomen. Laat de betreffende experts de projecten scoren. Sorteer in deze kolom vervolgens de scores van hoog naar laag (met pijltje). De experts kunnen zo nog een eenvoudige check doen of de onderlinge verhoudingen tussen de projecten goed zijn. Herhaal per criterium dit proces totdat alle criteria zijn gescoord.

Het eindresultaat

Het eindresultaat is aan de directie. De individuele scores van de criteria zijn, op basis van de wegingsfactoren, omgezet tot totaalscores. Toon alleen de kolom ‘Score totaal’, sorteer deze van hoog naar laag en bespreek het resultaat met de directie. Het is aan de directie om te bepalen of zij het resultaat aanpast. In het geval van aanpassen van scores is het van belang dit te communiceren met de betreffende experts. Als een project nader besproken moet worden, type de naam van het project in het zoekveld in en toon ook de kolommen met criteria zodat je ziet hoe de totaalscore tot stand is gekomen.

Zoals ik in de vorige blog heb geschreven, zijn de scores het begin van het goede gesprek met de beslissers. Beslissen blijft mensenwerk en meer dan alleen getallen op een rijtje zetten. Faciliteer dat gesprek.

Probeer nu de gratis Multi-criteria prioriteringstool!

Met de Multi-criteria prioriteringstool maak je objectievere, dus betere keuzes. Daarmee zorg je ervoor dat projecten de aandacht krijgen die ze verdienen.

Probeer de tool nu uit!