Niet alles valt te voorzien. In projecten proberen we te anticiperen door goed risicomanagement te doen. Maar bekend is de uitspraak ’Het gevaarlijkst zijn de risico’s die je niet kent’; je ontdekt ze pas als het te laat is, als het risico is uitgekomen en er al een probleem (issue) is ontstaan. Je had je er niet op voorbereid. Naar mijn mening zijn aannames nog gevaarlijker en leiden aannames nog vaker tot problemen voor projecten. Waarom? Omdat we ze niet expliciet maken en managen. Herkenbaar?

Ieder (project)plan kent aannames

Er zullen weinig ondernemers zijn geweest die drie jaar geleden in hun plannen de aanname hadden opgenomen dat zich geen pandemie zou voordoen. Toch heeft corona enorm veel plannen van ondernemers doorkruist. Veel groter is de kans dat in plannen een aanname was opgenomen dat de economie zou blijven groeien (met X procent). Of de aanname dat de organisaties in staat zouden zijn om voldoende gekwalificeerd personeel aan te trekken. Het expliciet maken van aannames is een goed begin. Welke aannames heb jij in jouw projectplan impliciet of expliciet gemaakt? En hoe bewaak je die? Ervaren projectmanagers vermelden aannames doorgaans keurig in hun plannen. Maar hoe vaak worden die aannames in de dagelijkse hectiek van de projecten nog bekeken? Achteraf, als dingen al fout gelopen zijn, blijkt dan dat een aanname die anders uitpakte de verklaring was.

3 tips om aannames te voorkomen:

Tip 1: Benoem al je aannames

Vraag je bij ieder plan altijd af welke aannames je hanteert en schrijf die op. Aannames doe je namelijk altijd! Bij het opstellen van een plan daarover nadenken helpt alvast om problemen te voorkomen.

Tip 2: Check wat er te checken valt

Gelukkig kan je de meeste aannames wel tevoren checken. Doe dat dan ook! Ga je ervan uit dat een ander de zaal regelt voor een project kick-off? Check! Ga je ervan uit dat al je teamleden tijdens het project alleen reguliere vakanties hebben en geen bijzonderheden? Check! Misschien heeft een van je teamleden een extra lange vakantie of ouderschapsverlof gepland. Neem je aan dat de IT-afdeling geen systemen zal vervangen in een voor jouw project cruciale periode? Check hun planning!

Tip 3: Neem aannames op in het risicoregister

Geef alle resterende aannames een plek in het risicoregister van het project. De enige reden dat een aanname van belang is, is namelijk dat er een risico aan kleeft. En dat risico kan je voorzien van een kans-score en een impact-score. Door aannames als risico’s te behandelen zie je gedurende het project bij het doornemen van het risico-register de aannames steeds langskomen. Je stelt dan periodiek vast of de kans dat de aanname uitkomt is toegenomen of juist is afgenomen en kan als gevolg daarvan (andere) maatregelen benoemen, of uitvoeren.

Ik neem aan dat je hiermee geholpen bent en anders praat ik er graag eens over door (Deze aanname zal ik in het risicoregister van ProjectReports opnemen. 😀)

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]