Dat een directie oog heeft voor haar strategie is vanzelfsprekend. Maar hoe weet een directie of de organisatie met haar strategie op koers ligt? Of alle projecten ook wérkelijke een bijdrage gaan leveren aan de strategie? Of al die fraaie business cases nog realistisch zijn? Gelukkig is dat inzicht, mits projectmanagers al regelmatig rapporteren, snel te realiseren.

Van project via baten naar realisatie doelen

Projecten zijn het middel om de strategische doelen te realiseren. Projecten leveren producten (‘output’) op die, na de ingebruikname daarvan, een effect moeten sorteren. Denk bijvoorbeeld aan efficiënter werken, minder uitval, verkoop van een nieuw product, of meer gemak voor de klant. Daardoor ontstaan de baten, bijvoorbeeld minder klachten, minder medewerkers nodig, of extra omzet. Alle baten van de verschillende projecten opgeteld moeten samen ertoe leiden dat de strategische doelen worden gerealiseerd. We herkennen allemaal wel dat dergelijk baten in de praktijk soms minder positief uitvallen dan bij de start van het project was bedacht. Daarom is het van groot belang als directie om eens per kwartaal of halfjaar te bespreken of die baten nog wel realistisch zijn.

Doelen- en Baten matrix

Hieronder een voorbeeld van een matrix met drie projecten en hun baten (laatste kolom) die bijdragen aan het strategische doel ‘Klanttevredenheid van 7,5 naar 8,5’.

In bovenstaand voorbeeld is te zien dat de drie projecten die aan de klanttevredenheid moeten bijdragen samen voor slechts de helft (0,2+0,25+0,1) van de gewenste stijging van klanttevredenheid van 7,5 naar 8,5 kunnen zorgen. Het is dus zinvol om de discussie te voeren of deze projecten meer effect en baten kunnen bereiken, of dat andere projecten/activiteiten opgestart moeten én kunnen worden. Als het antwoord op al die vragen nee is, zal de conclusie getrokken kunnen worden dat het doel te ambitieus is en bijgesteld moet worden.

De statuskleuren geven aan of de projecten volgens plan verlopen. De derde kolom laat zien in hoeverre de projecten gereed zijn, terwijl de einddata van de projecten in de vierde kolom de te verwachten startmomenten zijn voor de realisatie van die baten.

Verantwoordelijkheid van opdrachtgevers

Opdrachtgevers dienen regelmatig, maar minimaal in het ritme dat deze matrix door de directie besproken wordt, kritisch te kijken naar de verwachte baten en deze zo nodig aan te passen in de business case. Doorgaans doen ze dit samen met hun projectmanager. Een tip is om projectmanagers niet alleen een kleur voor de algehele status van het project, maar ook over een aparte indicator met statuskleur voor de baten (of business case) te laten rapporteren.

Voordelen van werken met de doelen en baten matrix

De directie krijgt de volgende voordelen als zij met enige regelmaat de matrix bespreekt:

• Inzicht of alle projecten bijdragen aan de strategische doelen;
• Inzicht op welke manier en in welke mate projecten die bijdrage verwachten te leveren;
• Inzicht vanaf welke datum de baten kunnen worden verwacht.

Door deze inzichten heeft de directie de mogelijkheid om op tijd bij te kunnen sturen, waardoor de kans groter wordt dat de strategische doelen worden gerealiseerd. Batenrealisatie vergt echt aandacht, inspanning en bijsturing, maar hoeft lang niet zo complex te zijn als mogelijk eerder gedacht werd.

Tot slot

Waarom het belangrijk is om extra aandacht te geven aan doelen versus baten beschreven we al eerder in deze blog. Want je kan denken dat je op koers ligt met de strategie, terwijl het alsnog mis kan gaan…

Dat is dus met de Doelen- en Batenmatrix in ProjectReports eenvoudig te voorkomen.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]