Image Image Image Image Image Image Image Image Image
×

11 Apr

By

Goed portfoliomanagement door de PDCA cyclus

april 11, 2018 | By |

Projectreports-portfoliomanagement

Het niet hebben van overzicht over de status van projecten, zorgt vaak voor plotselinge verrassingen en het niet tijdig kunnen ingrijpen. Dat zal voor veel directieleden en portfoliomanagers helaas herkenbaar zijn. Niet alle projecten draaien nu eenmaal vlekkeloos. Aangezien projecten vaak zorgen voor de (strategische) verandering in organisaties is het belangrijk om grip te houden.

Maar, hoe hou je overzicht en grip als portfoliomanager of directielid op de veelheid aan projecten en kun je continu verbeteren?

PDCA helpt bij het beheersen van het hele portfolio

De systematiek van de PDCA, (Plan-Do-Check-Act) cyclus helpt om grip te krijgen op de projecten. De afgelopen tijd hebben we veel kennis en expertise gedeeld op projectniveau, ‘doe ik de dingen goed’. Portfoliomanagement gaan over ‘doe ik de goede dingen’. Daarom een verdere uitleg van de PDCA-cyclus, waarmee organisaties zich continu kunnen verbeteren :

Plan – Het plannen van projecten en doelbepaling

Elk goed gepland project begint met de vraag of het bijdraagt aan één of meerdere doelen van de organisatie. Voordat dit vastgesteld kan worden, moeten de organisatiedoelen bekend zijn waar aan gewerkt moet worden in een bepaalde periode. De doelen van de organisatie zijn vaak een afgeleide van waar men momenteel staat en waar men heen wil met de organisatie. De gewenste veranderingen worden vormgegeven in diverse projecten die van strategische, tactische of operationele aard zullen zijn. Zo zal in deze fase ook gedefinieerd moeten worden wanneer een project af is (scope) en wie de eigenaar is van het project en de verandering voor elkaar wil hebben (de opdrachtgever).

Ook zal in deze fase gekeken worden welke projecten voorrang moeten krijgen en mogelijk ook gestart/gestopt worden (de prioriteit). Een goed projectplan kan natuurlijk helpen bij deze elementen. Lees de tips over goed opdrachtgeverschap.

Do – Projecten in uitvoering

In de fase van het doen, wordt gekeken of projecten op de goede manier verlopen. Wat wordt er gedaan, welke concrete acties zijn er genomen, zitten de juiste mensen op de juiste projecten en wordt datgene opgeleverd wat in de projectdefinitie staat?

De portfoliomanager treedt in deze fase in overleg met de projectleiders om samen te overzien of de projecten nog steeds aan de gestelde verwachtingen voldoen (qua doorlooptijd/mijlpalen, budgetrealisatie en opgeleverde kwaliteit).

NB. Helaas kennen veel projecten verspilling van tijd en geld, gewoon omdat er tijdens het doen de verkeerde dingen gedaan worden. Twee aanvullende blogs: Hoe voorkom je verspilling van tijd en geld en Waarom memovelletjes aan de muur zo goed werken.

Uitgewerkte voorbeelden van rapportages treft u in ProjectReports. U kunt vrijblijvend een “free abonnement” aanvragen om de voorbeelden werkend te zien.

Check – Zijn de doelen gerealiseerd?

Is de projectomgeving veranderd? Deze fase kent veel vragen; zijn we nog met de goede projecten bezig, zijn er tussentijds andere inzichten gekomen omdat de projectomgeving gewijzigd is? Zijn de doelen nog conform datgene wat we willen bereiken, lopen de projecten conform planning? In deze fase worden de mijlpalen en einddatum van de projecten bekeken en gecheckt.

Het kunnen meten van vooruitgang is hierbij van groot belang. Zie ook de blog Grip op vooruitgang.

Act – Het analyseren van afwijkingen en doen van portfolio aanpassingen

Goed portfoliomanagement gaat om het continu beheersen van het portfolio. In de act-fase betekent dat om vooral het totale portfolio leidend te laten zijn en niet het individuele project. Er wordt een analyse van de gegevens gemaakt om leermomenten te creëren en aanvullende maatregelen te nemen.

In de actfase wordt de veranderende projectomgeving gerelateerd aan organisatie-en projectdoelstellingen en wordt besloten of projecten moeten worden versneld, afgeremd, gestopt of aangepast (verandering scope). Aanvullende blog Minder achterom kijken kost project minder geld .

Altijd overzicht over alle projecten en verrassingen voorkomen? Dat is waar wij directieleden en portfoliomanagers bij helpen. Omdat we geloven dat het belangrijk is om eerst te bepalen of je de goede dingen doet en het dan ook goed te doen.

Graag praat ik met je door over onze visie op het bereiken van nog meer grip op het hele projectportfolio.

Reinold Binkhuijsen 06 – 2121 0205